15 formules et fonctions Excel essentielles, avec des invites Copilot

Des données précises et fiables commencent par les bonnes bases. Réduisez les erreurs manuelles, interceptez les erreurs tôt et générez une logique qui maintient chaque modification des données à l’aide de formules Microsoft Excel. Des totaux simples aux résumés multiconditions en passant par les recherches de tables croisées, chacun est intégré à Excel et disponible dans le navigateur sans installation.

Explorez 15 formules et fonctions Excel essentielles, du nettoyage des données importées à l’analyse et au résumé des jeux de données. Chaque section inclut des exemples concrets et Copilot dans Actions Microsoft Excel pour commencer sans mémoriser la syntaxe.

Nettoyage des données pour des formules précises

L’obtention de données dans un état cohérent et utilisable est la première étape avant d’exécuter une analyse. Utilisez ces fonctions pour supprimer les doublons, corriger l’espacement et normaliser le texte, afin que les formules, les recherches et les résumés de tableau croisé dynamique produisent des résultats fiables.

• TRIM : supprime les espaces supplémentaires du début et de la fin d’une chaîne de texte, et réduit plusieurs espaces entre les mots à un seul espace. Collez des noms ou des ID à partir d’un autre système et TRIM nettoie les incohérences d’espacement qui interrompent les formules RECHERCHEV et les nombres COUNTIF.

• CONCAT et TEXTJOIN : joindre le texte de colonnes distinctes en un seul champ. TEXTJOIN ajoute un séparateur choisi entre les valeurs, ce qui accélère la génération d’adresses complètes, d’étiquettes de produits ou de noms d’affichage à partir de données sources fractionnées.

• GAUCHE et DROITE : extrayez un nombre fixe de caractères à partir de l’une ou l’autre extrémité d’une chaîne de texte. Utilisez LEFT pour extraire un code de région à partir du début d’un ID de produit ou RIGHT pour isoler une extension de fichier ou un composant de date à partir de la fin d’un champ.

• SORT : retourne une version réordonnée d’une plage sans toucher aux données d’origine. Trier un liste de planification de projet par date d’échéance, ou réorganiser un inventaire de suivi par niveau de stock avant d’examiner ce qui doit être réapprovisionné.

• FILTER : retourne uniquement les lignes qui répondent à une condition définie. Extraire les comptes actifs d’une liste complète de clients, afficher uniquement les tâches en retard à partir d’un suivi de projet, ou isoler un mois d’entrées d’un jeu de données d’une année entière.

• Supprimer les doublons : élimine les lignes répétées d’une plage sélectionnée en une seule étape. Exécutez-la sur une liste de contacts avant l’envoi d’une campagne, sur une exportation de client fusionnée pour obtenir des enregistrements uniques ou sur une liste mot clé extraite de plusieurs outils SEO.

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Suggérez un moyen utile de supprimer les doublons et de normaliser la mise en forme du texte dans ce tableau. Cliquez pour copier cette requête Copilot

Totaux, moyennes et nombres dans les données de feuille de calcul

Les totaux, les moyennes, les décomptes et les valeurs les plus élevées et les plus basses d’une plage sont couramment utilisés dans les feuilles de calcul de données. Les sept fonctions suivantes peuvent être appliquées à des plages numériques dans une feuille de calcul métier.

• SOMME : ajoute chaque valeur dans une plage sélectionnée, à partir d’un planificateur de budget personnel, suivi des sorties mensuelles vers un bilan qui réconcilie l’actif et le passif.

• MOYENNE : calcule la moyenne sur une plage. Suivre les valeurs moyennes des commandes sur un trimestre, les relevés de bénéfices et de pertes, les temps de réponse moyens au sein d’une équipe de support ou le score moyen d’une colonne de réponse à l’enquête.

• MIN et MAX : retournent les valeurs les plus basses et les plus élevées d’une plage. Associez-les pour repérer les valeurs hors norme dans un jeu de données de dépenses, case activée que l’entrée de données reste dans les limites attendues, ou pour exposer les meilleurs et les pires résultats dans une colonne de ventes sans trier la feuille entière.

• COUNT et COUNTA : nombre de cellules contenant des nombres ; COUNTA compte toutes les cellules non vides. Utilisez COUNTA sur une colonne d’inscription pour voir le nombre de réponses entrées, ou COUNT sur une colonne revenue pour case activée le nombre de transactions entrées jusqu’à présent.

• COUNTIF : compte les cellules qui répondent à une seule condition. Combien de factures ont une status de « Payé » ? Combien de réponses à l’enquête ont sélectionné l’option B ? COUNTIF retourne le nombre sans qu’il soit nécessaire de filtrer ou de trier au préalable.

• SUMIF : totalise les valeurs d’une colonne en fonction d’une condition dans une autre. Additionner les heures enregistrées par un membre de l’équipe sur une feuille de temps, les coûts totaux d’un seul fournisseur dans un feuille de calcul de budget d’entreprise , somme des billets de support fermés par un agent au cours d’une semaine, ou total des dépenses par catégorie à partir d’une demande de voyage.

• RANG. EQ : retourne la position d’un nombre dans une liste, du plus haut au plus bas ou l’inverse. Classez les vendeurs par chiffre d’affaires, commandez les résultats des campagnes par taux de conversion ou créez un classement à partir d’une colonne de résultats sans modifier les données sous-jacentes.

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Quelle formule dois-je utiliser pour compter le nombre de tâches marquées comme terminées dans cette feuille ? Cliquez pour copier cette requête Copilot

Logique conditionnelle et gestion des erreurs

Les formules logiques transforment les cellules statiques en cellules conditionnelles et conservent une feuille de calcul lisible en cas de problème. Définissez une formule pour retourner différents résultats en fonction de ce que les données contiennent, combiner plusieurs conditions dans un seul test ou remplacer les erreurs de formule par une valeur propre au lieu d’une cellule rompue.

• SI : retourne un résultat lorsqu’une condition a la valeur true et un autre lorsqu’elle est false. Marquer les factures en retard dans un suivi de gestion de projet, étiqueter les scores d’enquête comme « Au-dessus de la cible » ou « Inférieur à la cible », ou marquer des tâches dans un liste des tâches complète en fonction de la valeur d’une colonne status.

• IFERROR : intercepte toute erreur retournée par une formule et la remplace par une valeur spécifiée, telle qu’un tiret, un zéro ou une note en langage brut. Encapsulez-la autour d’une formule RECHERCHEV qui peut ne pas toujours trouver de correspondance pour aider à maintenir les résultats lisibles.

• AND et OR : combinent plusieurs conditions en un seul test logique. AND retourne true uniquement lorsque chaque condition est remplie ; OR retourne true quand au moins une est. Imbriquez à l’intérieur d’une formule IF pour générer des règles plus précises, telles que l’indicateur d’un enregistrement uniquement lorsque la région et le status correspondent à une cible.

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Je souhaite que la colonne C affiche « En bonne voie » lorsque la valeur de la colonne B est supérieure à 80 %, et « Nécessite une révision » quand ce n’est pas le cas. Quelle formule dois-je utiliser ? Cliquez pour copier cette requête Copilot

Recherche et correspondance des données

Les formules de recherche recherchent une valeur dans une table et retournent les informations associées d’une autre table. Utilisez-les pour extraire les noms de clients des ID de commande, faire correspondre les codes de produit aux niveaux de prix, rechercher des valeurs spécifiques en grandes planificateurs budgétaires, mapper des mots clés à des catégories d’intention à partir d’une feuille de taxonomie, ou enrichir un générateur de factures avec les détails du compte d’une liste distincte.

• RECHERCHEV : recherche une table de gauche à droite et retourne une valeur à partir d’une colonne spécifiée lorsqu’une correspondance est trouvée. Toujours largement utilisé dans les classeurs partagés et les fichiers hérités.

• RECHERCHEX : recherche dans n’importe quelle direction et peut retourner une valeur spécifiée lorsqu’aucune correspondance n’est trouvée, ce qui la rend plus flexible que RECHERCHEV. Disponible dans Excel sur le Web.

• MATCH : recherche la position d’une valeur dans une plage. Associez-le à INDEX pour récupérer des données à partir d’une colonne d’une table, y compris les colonnes situées à gauche de la colonne de recherche où RECHERCHEV ne peut pas accéder.

• INDEX : récupère une valeur à partir d’une position spécifique dans une table. Associé à MATCH, il gère les recherches que ni recherche X ni RECHERCHEV ne peuvent résoudre directement, telles que le renvoi d’une valeur basée sur deux conditions de correspondance dans des colonnes distinctes.

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Écrivez une formule RECHERCHEV pour faire correspondre le code de produit de la colonne A à la liste de prix dans les colonnes D et E. Cliquez pour copier cette requête Copilot

Analyse et synthèse des données

SUMIFS et les tableaux croisés dynamiques gèrent l’analyse à grande échelle dans Excel. SUMIFS calcule les totaux dans plusieurs conditions, et les tableaux croisés dynamiques regroupent et résument les données dans une vue facile à lire et à partager.

• Tableau croisé dynamique : résume et explore les jeux de données volumineux en regroupant des lignes, en calculant des totaux et en laissant la vue être réorganisé sans toucher aux données sources. Utiliser un tableau croisé dynamique pour comparer les ventes mensuelles entre les régions d’un feuille de budget d’entreprise , analyser le trafic par source et appareil, ou décomposer les dépenses par catégorie dans un Fichier projet basé sur un diagramme de Gantt. Discutez avec Copilot pour configurer un tableau croisé dynamique.

• SUMIFS : totalise les valeurs qui répondent à deux conditions ou plus à la fois. Total des revenus d’un produit spécifique dans une région spécifique, du nombre total d’heures d’une feuille de temps pour un membre de l’équipe sur une semaine définie, ou des dépenses hebdomadaires sur un élément particulier dans un planificateur de budget. Utilisez-la lorsqu’une seule condition ne suffit pas pour isoler les lignes appropriées.

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Créez un tableau croisé dynamique pour résumer les ventes par région et par mois à partir de ces données. Cliquez pour copier cette requête Copilot

Remarque : Copilot dans Excel nécessite un abonnement Microsoft 365 avec Copilot inclus. Files doivent être enregistrés dans OneDrive ou SharePoint avec l’option Enregistrement automatique activée. Copilot fonctionne avec les fichiers .xlsx, .xlsb et .xlsm.

Commencer à partir d’un prêt-à-l’être Modèle de feuille de calcul Excel pour appliquer ces formules à des données réelles aujourd’hui.

Pour voir comment Copilot dans Excel prend en charge l’analyse, les graphiques et le nettoyage des données dans un classeur unique, explorez cinq façons de créer et d’analyser une feuille de calcul Excel avec l’IA. Découvrez comment planifier systématiquement les dépenses pour différents secteurs verticaux avec cinq planificateurs budgétaires pour gérer les finances avec Excel.