วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดของ Excel ด้วย Copilot

ข้อผิดพลาดในสเปรดชีต Microsoft Excel สามารถหยุดงานที่กําลังดําเนินการอยู่ได้ ไม่ว่าจะสร้างตัวติดตามสินค้าคงคลังหรืออัปเดตงบกระแสเงินสด รหัสข้อผิดพลาด เช่น #NAME?, #REF! และ #VALUE! ชี้ไปที่ปัญหาที่มีสูตรหรือการอ้างอิงหายไป แต่การแก้ไขอย่างรวดเร็วอาจเป็นเรื่องยาก

มีวิธีใหม่ในการแก้ไขข้อผิดพลาดของเวิร์กบุ๊ก Microsoft Excel และไม่จําเป็นต้องจดจํารหัสข้อผิดพลาดหรือใช้เวลาค้นหาเอกสารประกอบ ด้วย Copilot ใน Excel ทุกคนสามารถอธิบายปัญหาในการแชท และ AI สามารถช่วยระบุและแนะนําวิธีแก้ไขข้อผิดพลาดได้

เรียนรู้เกี่ยวกับข้อผิดพลาดทั่วไปของ Excel และวิธีการใช้ Copilot เพื่อแก้ไขปัญหา เปิดสเปรดชีตใน Microsoft Excel เพื่อติดตามและแก้ไขพร้อมท์ตัวอย่างเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด

วิธีใช้ Copilot เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดของ Excel

Copilot ใน Excel ทํางานเป็นผู้ช่วยสเปรดชีต AI ที่ตอบกลับคําถามและคําขอที่พิมพ์เป็นภาษาในชีวิตประจําวัน Copilot สามารถอธิบายการทํางานของสูตร ระบุสาเหตุที่เป็นไปได้ของข้อผิดพลาด และแนะนําการแก้ไข ลองทําตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อใช้ Copilot ในการแก้ไขปัญหาข้อผิดพลาดของเวิร์กบุ๊ก:

1. เปิดสเปรดชีตใหม่หรือสเปรดชีตที่มีอยู่ หรือ นําเข้าข้อมูลจาก PDF ใน Excel สำหรับเว็บ แล้วเลือกไอคอน Copilot เพื่อเริ่มการแชท

2. อธิบายปัญหาในการแชท รวมถึงการอ้างอิงถึงเซลล์หรือช่วงเฉพาะ ถ้ามี

3. ตรวจสอบคําแนะนําที่ Copilot ให้มาในการแชท และนําการแก้ไขที่แนะนําไปใช้กับสเปรดชีต

4. ถามคําถามติดตามผลในการแชทเพื่อทําความเข้าใจปัญหาให้ดียิ่งขึ้น

เคล็ดลับ: ตรวจสอบแต่ละคําแนะนําก่อนที่จะนําไปใช้ เพื่อให้แน่ใจว่าการแก้ไขตรงกับผลลัพธ์ที่ต้องการ สําหรับการสร้างสูตรใหม่ตั้งแต่เริ่มต้น ให้ใช้ ตัวสร้างสูตร Excel เพื่อเปลี่ยนคําอธิบายง่ายๆ ให้เป็นสูตรที่ใช้ได้

แก้ไขข้อผิดพลาดไวยากรณ์ของสูตร Excel ด้วย AI

ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ของสูตรจะเกิดขึ้นเมื่อ Excel ไม่สามารถเข้าใจวิธีการเขียนสูตรได้ วงเล็บหายไป เครื่องหมายจุลภาคเพิ่มเติม หรือชื่อฟังก์ชันที่สะกดผิดอาจทําให้สูตรทํางานไม่ได้ ข้อผิดพลาดเหล่านี้พบได้ทั่วไปสําหรับผู้เริ่มต้นและแม้แต่ผู้ใช้ที่มีประสบการณ์ที่ทํางานกับสูตรที่ซับซ้อน

ตัวอย่างเช่น สเปรดชีตงบประมาณ หรือ การ คาดการณ์กระแสเงินสดอาจ ใช้สูตร SUM เพื่อคํานวณค่าใช้จ่ายรายเดือนทั้งหมด ถ้าสูตรส่งกลับข้อผิดพลาดแทนตัวเลข ปัญหาดังกล่าวอาจเกิดจากวงเล็บปิดหายไปหรือพิมพ์ชื่อฟังก์ชันไม่ถูกต้อง เช่น SUMM แทนที่จะเป็น SUM เครื่องหมายอัญประกาศที่หายไปรอบค่าข้อความทําให้เกิดปัญหาที่คล้ายกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสูตรที่รวมข้อความและตัวเลขเข้าด้วยกัน

การติดตามข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ด้วยตนเองต้องใช้เวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสูตรที่ยาวกว่าซึ่งมีฟังก์ชันซ้อนกันหลายฟังก์ชัน ขอให้ Copilot ตรวจทานสูตรและอธิบายว่ามีอะไรผิดปกติโดยการวางสูตรทั้งหมดลงในการแชทหรืออ้างอิงเซลล์ที่มีสูตรดังกล่าว

Try this Copilot prompt"ตรวจทานสูตรนี้ในเซลล์ B12 และอธิบายข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ที่อาจทําให้เกิดข้อผิดพลาด "คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

วิธีการแก้ไขข้อผิดพลาดทั่วไปของสูตร Excel ด้วย AI

1. แก้ไข #NAME หรือไม่ ข้อผิดพลาด

ข้อผิดพลาด #NAME? ปรากฏเมื่อ Excel ไม่รู้จักบางสิ่งในสูตร ซึ่งจะปรากฏขึ้นเมื่อสะกดชื่อฟังก์ชันผิด เครื่องหมายอัญประกาศรอบๆ ข้อความหายไป หรือช่วงที่มีชื่อซึ่งอ้างอิงในสูตรไม่มีอยู่ในเวิร์กบุ๊ก

ตัวอย่างเช่น รายงานยอดขายอาจมีสูตรเพื่อคํานวณมูลค่าการสั่งซื้อโดยเฉลี่ย และการอ้างอิงช่วงที่เรียกว่า "ข้อมูลการขาย" ที่ไม่มีอยู่จะทริกเกอร์ข้อผิดพลาดนี้

ใช้ Copilot เพื่อระบุส่วนใดของสูตรที่ Excel ไม่รู้จักและรับคําแนะนําสําหรับการสะกดหรือไวยากรณ์ที่ถูกต้อง

Try this Copilot prompt"อธิบายว่าทําไมสูตรในเซลล์ D5 จึงส่งกลับ #NAME และแนะนําไวยากรณ์ที่ถูกต้องเพื่อแก้ไข"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

2. แก้ไข #REF! ข้อผิดพลาด

ข้อผิดพลาด #REF! ข้อผิดพลาดหมายถึงสูตรอ้างอิงไปยังเซลล์หรือช่วงที่ไม่มีอยู่อีกต่อไป แถวหรือคอลัมน์ที่ถูกลบ ข้อมูลที่ย้ายไปยังตําแหน่งที่ตั้งอื่น และสูตรที่ถูกคัดลอกโดยมีการอ้างอิงแบบสัมพัทธ์ที่ใช้งานไม่ได้ ทั้งหมดนี้จะทําให้เกิดปัญหานี้

เอ ตัว ติดตามสินค้าคงคลัง อาจคํานวณมูลค่าสต็อกรวมโดยการคูณปริมาณในคอลัมน์หนึ่งด้วยราคาในอีกคอลัมน์หนึ่ง สูตรจะสูญเสียการอ้างอิงและแสดง #REF! แทนที่จะเป็นผลรวมที่คาดไว้ถ้าลบคอลัมน์

ขอให้ Copilot ติดตามสูตรและค้นหาการอ้างอิงเซลล์หรือช่วงที่ใช้งานไม่ได้เพื่อให้สามารถอัปเดตได้

Try this Copilot prompt"ค้นหาสาเหตุของ #REF! ในสูตรนี้ และแสดงว่าการอ้างอิงเซลล์ใดที่ใช้งานไม่ได้หรือหายไป"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

3. ทําความเข้าใจและแก้ไข #VALUE! ข้อผิดพลาด

ข้อผิดพลาด #VALUE! ข้อผิดพลาดหมายถึง Excel พบค่าที่ไม่ทํางานร่วมกันในสูตร ตัวเลขที่จัดเก็บเป็นข้อความ อักขระที่ไม่คาดคิด เช่น ช่องว่างหรือสัญลักษณ์สกุลเงินในเซลล์ตัวเลข และอาร์กิวเมนต์ของสูตรที่ไม่ถูกต้องสามารถทริกเกอร์ข้อผิดพลาดนี้ได้

มีข้อผิดพลาด #VALUE! อาจแสดงขึ้นใน ตัว วางแผนงบประมาณส่วนบุคคล ถ้าหนึ่งในเซลล์เหล่านั้นมีข้อความแทนที่จะเป็นตัวเลข และสูตรไม่สามารถทําการคํานวณให้เสร็จสมบูรณ์ได้

อธิบายข้อผิดพลาดให้ Copilot ทราบ เพื่อให้ได้คําอธิบายง่ายๆ และค้นหาว่าเซลล์ใดมีข้อมูลที่เข้ากันไม่ได้

Try this Copilot prompt"อธิบายว่าทําไมสูตรในเซลล์ C8 จึงส่งกลับ #VALUE! และระบุว่าเซลล์ใดมีข้อมูลที่เข้ากันไม่ได้"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

4. แก้ไขข้อผิดพลาด #N/A ในสูตรการค้นหา

ข้อผิดพลาด #N/A จะปรากฏขึ้นเมื่อ Excel ไม่สามารถค้นหาค่าที่กําลังค้นหาในช่วงการค้นหา ซึ่งเกิดขึ้นเมื่อค่าการค้นหาหายไปจากรายการ พิมพ์แตกต่างกัน หรือจัดรูปแบบเป็นตัวเลขในตําแหน่งหนึ่งและข้อความในอีกตําแหน่งหนึ่ง ช่องว่างเพิ่มเติมหรืออักขระที่ซ่อนอยู่ในข้อมูลทําให้ไม่พบข้อมูลที่ตรงกัน

สเปรดชีตใบสั่งซื้อของลูกค้าอาจใช้ XLOOKUP เพื่อดึงชื่อผลิตภัณฑ์จากรายการผลิตภัณฑ์อื่น ถ้าการค้นหาส่งกลับ #N/A แสดงว่าค่าที่กําลังค้นหาไม่มีอยู่ในช่วงของการค้นหา

วางสูตรการค้นหาลงในการแชทของ Copilot เพื่อค้นหาสาเหตุที่การจับคู่ล้มเหลว และปัญหาเกิดจากข้อมูลหรือการจัดรูปแบบขาดหายไปหรือไม่

Try this Copilot prompt"อธิบายว่าทําไมสูตร XLOOKUP จึงส่งกลับ #N/A และตรวจสอบว่าค่าการค้นหามีอยู่ในช่วงการค้นหาหรือไม่"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

5. แก้ไขสูตร VLOOKUP ที่ส่งกลับผลลัพธ์ที่ไม่ถูกต้อง

ซึ่งเกิดขึ้นเมื่อมีการเลือกช่วงที่ไม่ถูกต้องสําหรับตารางค้นหา หมายเลขดัชนีคอลัมน์ชี้ไปที่คอลัมน์ที่ไม่ถูกต้อง หรือสูตรใช้การจับคู่โดยประมาณเมื่อจําเป็นต้องมีการจับคู่ การจัดรูปแบบที่ไม่สอดคล้องกันระหว่างค่าการค้นหาและแหล่งข้อมูลยังทําให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิดอีกด้วย

ในสถานการณ์ตัวอย่าง สเปรดชีตบัญชีเงินเดือนอาจใช้ VLOOKUP เพื่อจับคู่ ID พนักงานกับอัตรารายชั่วโมง ถ้าสูตรส่งกลับอัตราที่เป็นของพนักงานคนอื่น หรือไม่มีผลลัพธ์เลย การค้นหาจะทํางานแต่ส่งกลับค่าที่ไม่ถูกต้อง

ขอให้ Copilot อธิบายแต่ละอาร์กิวเมนต์ในสูตร VLOOKUP เพื่อช่วยระบุตําแหน่งที่เกิดข้อผิดพลาด

Try this Copilot prompt"ตรวจทานสูตร VLOOKUP ของฉัน และอธิบายแต่ละอาร์กิวเมนต์เพื่อช่วยฉันระบุสาเหตุที่สูตรจึงส่งกลับผลลัพธ์ที่ไม่ถูกต้อง"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

เคล็ดลับในการป้องกันข้อผิดพลาดของ Excel

ใช้รูปแบบข้อมูลที่สอดคล้องกัน

รักษาตัวเลขที่จัดรูปแบบเป็นตัวเลข และข้อความที่จัดรูปแบบเป็นข้อความตลอดทั้งสเปรดชีต รูปแบบแบบผสมจะสร้างข้อผิดพลาดในการคํานวณและการค้นหาที่ยากต่อการติดตาม จัดรูปแบบคอลัมน์ก่อนใส่ข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้องกันในชุดข้อมูลทั้งหมด

ตรวจสอบสูตรก่อนคัดลอก

การคัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่นจะเปลี่ยนการอ้างอิง เว้นแต่ว่าสูตรนั้นจะถูกล็อกด้วยการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ เช่น $A$1 แทน A1 ตรวจสอบว่าสูตรยังคงชี้ไปยังเซลล์ที่ถูกต้องหลังจากคัดลอก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทํางานกับการค้นหาหรือการคํานวณที่ขึ้นอยู่กับช่วงที่เฉพาะเจาะจง

ตรวจทานช่วงการค้นหาอย่างสม่ําเสมอ

สูตรการค้นหาอาจหยุดทํางานเมื่อแหล่งข้อมูลเปลี่ยนแปลงหรือย้าย หลังจากเพิ่มแถวหรือคอลัมน์ใหม่ลงในตารางการค้นหา ให้ยืนยันว่าช่วงสูตรยังคงครอบคลุมข้อมูลทั้งหมดที่จําเป็นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง

ใช้ Copilot เพื่อตรวจสอบสูตรก่อนที่จะแชร์

ขอให้ Copilot แนะนําสูตร ในการแชทเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่จะแชร์สเปรดชีตกับผู้อื่น การตรวจจับข้อผิดพลาดตั้งแต่เนิ่นๆ จะป้องกันความสับสนและหลีกเลี่ยงการทํางานซ้ําหลังจากเผยแพร่ไฟล์เรียบร้อยแล้ว

ทดสอบสูตรด้วยข้อมูลตัวอย่าง

ใส่ค่าการทดสอบสองสามค่าเพื่อยืนยันว่าสูตรส่งกลับผลลัพธ์ที่คาดไว้ก่อนที่จะนําไปใช้กับชุดข้อมูลแบบเต็ม การทดสอบจะตรวจจับข้อผิดพลาดทางตรรกะและกรณีการเชื่อมต่อก่อนที่จะส่งผลต่อข้อมูลจริงหรือนําไปสู่ข้อสรุปที่ไม่ถูกต้องในเวิร์กบุ๊ก เช่น การพยากรณ์

ลองใช้แนวทางปฏิบัติสเปรดชีตที่ดีเหล่านี้เพื่อลดโอกาสในการพบปัญหาสูตรทั่วไป และปรับตัวอย่างพร้อมพร้อมท์ Copilot เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดของ Excel ในเวิร์กบุ๊ก

สํารวจวิธีอื่นๆ ในการ สร้างสเปรดชีตด้วย AI หรือลองใช้ ตัว สร้างสูตร Excel เพื่อสร้างสูตรจากคําอธิบายอย่างง่าย