วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดของ Excel ด้วย Copilot

ข้อผิดพลาดของสเปรดชีต Microsoft Excel สามารถหยุดทํางานระหว่างดําเนินการได้ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างตัวติดตามสินค้าคงคลังหรือการอัปเดตงบกระแสเงินสด รหัสข้อผิดพลาด เช่น #NAME?, #REF! และ #VALUE! ชี้ไปที่ปัญหาเกี่ยวกับสูตรหรือการอ้างอิงที่หายไป แต่การแก้ไขอย่างรวดเร็วอาจเป็นเรื่องยาก

มีวิธีใหม่ในการแก้ไขปัญหาข้อผิดพลาดเวิร์กบุ๊ก Microsoft Excel และไม่จําเป็นต้องจดจํารหัสข้อผิดพลาดหรือใช้เวลาค้นหาเอกสาร กับ Copilot ใน Excel ทุกคนสามารถอธิบายปัญหาในการแชทและ AI สามารถช่วยระบุและแนะนําวิธีแก้ไขข้อผิดพลาดได้

เรียนรู้เกี่ยวกับข้อผิดพลาดทั่วไปของ Excel และวิธีการใช้ Copilot เพื่อแก้ไขปัญหา เปิดสเปรดชีตใน Microsoft Excel เพื่อทําตามและปรับเปลี่ยนพร้อมท์ตัวอย่างเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด

วิธีใช้ Copilot เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดของ Excel

Copilot ใน Excel ทํางานเป็นตัวช่วยสเปรดชีต AI ที่ตอบคําถามและคําขอที่พิมพ์ในภาษาประจําวัน Copilot สามารถอธิบายการทํางานของสูตร ระบุสาเหตุที่เป็นไปได้ของข้อผิดพลาด และแนะนําการแก้ไข ทําตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อใช้ Copilot เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดของเวิร์กบุ๊ก:

1. เปิดสเปรดชีตใหม่หรือที่มีอยู่ใน Excel สำหรับเว็บและเลือกไอคอน Copilot เพื่อเริ่มการแชท

2. อธิบายปัญหาในการแชท รวมถึงการอ้างอิงไปยังเซลล์หรือช่วงที่ระบุถ้ามี

3. ตรวจสอบคําแนะนํา Copilot ที่ให้ไว้ในการแชทและใช้การแก้ไขที่แนะนํากับสเปรดชีต

4. ถามคําถามติดตามผลในการแชทเพื่อทําความเข้าใจปัญหาได้ดียิ่งขึ้น

เคล็ดลับ: ตรวจสอบคําแนะนําแต่ละรายการก่อนที่จะนําไปใช้เพื่อให้แน่ใจว่าการแก้ไขตรงกับผลลัพธ์ที่ต้องการ สําหรับการสร้างสูตรใหม่ตั้งแต่ต้น ให้ใช้ปุ่ม ตัวสร้างสูตร Excel เพื่อเปลี่ยนคําอธิบายอย่างง่ายเป็นสูตรที่ใช้งานได้

แก้ไขข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ของสูตร Excel ด้วย AI

ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ของสูตรจะเกิดขึ้นเมื่อ Excel ไม่สามารถเข้าใจวิธีเขียนสูตรได้ วงเล็บเหลี่ยมที่หายไป เครื่องหมายจุลภาคพิเศษ หรือชื่อฟังก์ชันที่สะกดผิดสามารถป้องกันไม่ให้สูตรทํางานได้ ข้อผิดพลาดเหล่านี้เป็นเรื่องปกติสําหรับผู้เริ่มต้นและผู้ใช้ที่มีประสบการณ์ที่ทํางานกับสูตรที่ซับซ้อน

ตัวอย่างเช่น สเปรดชีตงบประมาณ หรือ การคาดการณ์กระแสเงินสด อาจใช้สูตร SUM เพื่อคํานวณค่าใช้จ่ายรายเดือนทั้งหมด ถ้าสูตรส่งกลับข้อผิดพลาดแทนที่จะเป็นตัวเลข ปัญหาอาจมีการพิมพ์ชื่อวงเล็บปิดหรือชื่อฟังก์ชันที่หายไปอย่างไม่ถูกต้อง เช่น SUMM แทน SUMM เครื่องหมายอัญระบุที่หายไปรอบๆ ค่าข้อความทําให้เกิดปัญหาที่คล้ายกัน โดยเฉพาะในสูตรที่รวมข้อความและตัวเลข

การติดตามข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ด้วยตนเองต้องใช้เวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสูตรที่ยาวขึ้นที่มีฟังก์ชันซ้อนกันหลายฟังก์ชัน ขอให้ Copilot ตรวจสอบสูตรและอธิบายว่ามีอะไรผิดปกติโดยการวางสูตรทั้งหมดลงในการแชทหรืออ้างอิงเซลล์ที่มีสูตรอยู่

Try this Copilot prompt"ตรวจทานสูตรนี้ในเซลล์ B12 และอธิบายข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ใดๆ ที่อาจทําให้เกิดข้อผิดพลาด "คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดทั่วไปในสูตร Excel ด้วย AI

1. แก้ไข #NAME หรือไม่ ข้อผิดพลาด

ข้อผิดพลาด #NAME? จะปรากฏขึ้นเมื่อ Excel ไม่รู้จักบางอย่างในสูตร ซึ่งจะปรากฏขึ้นเมื่อชื่อฟังก์ชันสะกดผิด ไม่มีเครื่องหมายอัญเชิญล้อมรอบข้อความ หรือช่วงที่มีชื่อที่อ้างอิงในสูตรไม่มีอยู่ในเวิร์กบุ๊ก

ตัวอย่างเช่น รายงานยอดขายอาจมีสูตรเพื่อคํานวณค่าการสั่งซื้อโดยเฉลี่ย และการอ้างอิงช่วงที่เรียกว่า "SalesData" ที่ไม่มีอยู่จะก่อให้เกิดข้อผิดพลาดนี้

ใช้ Copilot เพื่อระบุส่วนของสูตรที่ Excel ไม่รู้จัก และรับคําแนะนําสําหรับการสะกดหรือไวยากรณ์ที่ถูกต้อง

Try this Copilot prompt"อธิบายว่าทําไมสูตรในเซลล์ D5 จึงส่งกลับ #NAME และแนะนําไวยากรณ์ที่ถูกต้องเพื่อแก้ไข"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

2. แก้ไข #REF! ข้อผิดพลาด

ข้อผิดพลาด #REF! หมายถึงสูตรอ้างอิงไปยังเซลล์หรือช่วงที่ไม่มีอยู่อีกต่อไป ลบแถวหรือคอลัมน์ ข้อมูลที่ย้ายไปยังตําแหน่งอื่น และคัดลอกสูตรที่มีการอ้างอิงสัมพัทธ์ที่ใช้งานไม่ได้ทั้งหมดทําให้เกิดปัญหานี้

An ตัวติดตามสินค้าคงคลัง อาจคํานวณมูลค่าหุ้นทั้งหมดโดยการคูณปริมาณในคอลัมน์หนึ่งด้วยราคาในอีกคอลัมน์หนึ่ง สูตรจะสูญเสียการอ้างอิงและแสดง #REF! แทนที่จะเป็นผลรวมที่คาดไว้ถ้าคอลัมน์ถูกลบ

ขอให้ Copilot ติดตามสูตรและค้นหาว่าการอ้างอิงเซลล์หรือช่วงใดที่ใช้งานไม่ได้ เพื่อให้สามารถอัปเดตได้

Try this Copilot prompt"ค้นหาสาเหตุของ #REF! ในสูตรนี้และแสดงว่าการอ้างอิงเซลล์ใดเสียหรือขาดหายไป"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

3. ทําความเข้าใจและแก้ไข #VALUE! ข้อผิดพลาด

ข้อผิดพลาด #VALUE! หมายความว่า Excel พบค่าที่ไม่ทํางานร่วมกันในสูตร ตัวเลขที่เก็บเป็นข้อความ อักขระที่ไม่คาดคิด เช่น ช่องว่างหรือสัญลักษณ์สกุลเงินในเซลล์ตัวเลข และอาร์กิวเมนต์สูตรที่ไม่ถูกต้องสามารถก่อให้เกิดข้อผิดพลาดนี้ได้

มีข้อผิดพลาด #VALUE! อาจแสดงขึ้นใน ตัววางแผนงบประมาณส่วนบุคคล ถ้าหนึ่งในเซลล์เหล่านั้นมีข้อความแทนตัวเลข และสูตรไม่สามารถทําการคํานวณให้เสร็จสมบูรณ์ได้

อธิบายข้อผิดพลาดของ Copilot เพื่อรับคําอธิบายอย่างง่าย และค้นหาว่าเซลล์ใดมีข้อมูลที่ไม่เข้ากัน

Try this Copilot prompt"อธิบายว่าทําไมสูตรในเซลล์ C8 จึงส่งกลับ #VALUE! และระบุว่าเซลล์ใดมีข้อมูลที่ไม่เข้ากัน"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

4. แก้ไขข้อผิดพลาด #N/A ในสูตรการค้นหา

ข้อผิดพลาด #N/A ปรากฏขึ้นเมื่อ Excel ไม่พบค่าที่กําลังค้นหาในช่วงการค้นหา ซึ่งจะเกิดขึ้นเมื่อค่าการค้นหาหายไปจากรายการ พิมพ์ต่างกัน หรือจัดรูปแบบเป็นตัวเลขในที่หนึ่งและข้อความในอีกที่หนึ่ง ช่องว่างเพิ่มเติมหรืออักขระที่ซ่อนอยู่ในข้อมูลป้องกันไม่ให้พบรายการที่ตรงกัน

สเปรดชีตใบสั่งซื้อของลูกค้าอาจใช้ XLOOKUP เพื่อดึงชื่อผลิตภัณฑ์จากรายการผลิตภัณฑ์แยกต่างหาก ถ้าการค้นหาส่งกลับ #N/A ค่าที่กําลังค้นหาจะไม่อยู่ในช่วงการค้นหา

วางสูตรการค้นหาลงในการแชท Copilot เพื่อค้นหาสาเหตุที่ทําให้การจับคู่ล้มเหลวและดูว่าปัญหาข้อมูลหรือการจัดรูปแบบขาดหายไปหรือไม่

Try this Copilot prompt"อธิบายเหตุผลที่สูตร XLOOKUP ส่งกลับ #N/A และตรวจสอบว่าค่าการค้นหามีอยู่ในช่วงการค้นหาหรือไม่"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

5. แก้ไขสูตร VLOOKUP ที่ส่งกลับผลลัพธ์ที่ไม่ถูกต้อง

ซึ่งจะเกิดขึ้นเมื่อมีการเลือกช่วงที่ไม่ถูกต้องสําหรับตารางการค้นหา หมายเลขดัชนีคอลัมน์ชี้ไปยังคอลัมน์ที่ไม่ถูกต้อง หรือสูตรใช้การจับคู่โดยประมาณเมื่อจําเป็นต้องจับคู่ทุกประการ การจัดรูปแบบความไม่สอดคล้องกันระหว่างค่าการค้นหาและข้อมูลต้นฉบับยังทําให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิดด้วย

ในสถานการณ์ตัวอย่าง สเปรดชีตบัญชีเงินเดือนอาจใช้ VLOOKUP ในการจับคู่รหัสพนักงานกับอัตราต่อชั่วโมง ถ้าสูตรส่งกลับอัตราที่เป็นของพนักงานอื่น หรือไม่มีผลลัพธ์เลย การค้นหาจะทํางานแต่ส่งกลับค่าที่ไม่ถูกต้อง

ขอให้ Copilot อธิบายแต่ละอาร์กิวเมนต์ในสูตร VLOOKUP เพื่อช่วยระบุตําแหน่งที่มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น

Try this Copilot prompt"ตรวจทานสูตร VLOOKUP ของฉัน และอธิบายแต่ละอาร์กิวเมนต์เพื่อช่วยฉันระบุสาเหตุที่สูตรส่งกลับผลลัพธ์ที่ไม่ถูกต้อง"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

เคล็ดลับเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดของ Excel

ใช้รูปแบบข้อมูลที่สอดคล้องกัน

รักษาการจัดรูปแบบตัวเลขเป็นตัวเลขและข้อความที่จัดรูปแบบเป็นข้อความตลอดทั้งสเปรดชีต รูปแบบผสมจะสร้างข้อผิดพลาดในการคํานวณและการค้นหาที่อาจติดตามได้ยาก จัดรูปแบบคอลัมน์ก่อนที่จะใส่ข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าชุดข้อมูลทั้งหมดมีความสอดคล้องกัน

ตรวจสอบสูตรก่อนที่จะคัดลอก

การคัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่นจะเปลี่ยนการอ้างอิงของเซลล์นั้น เว้นแต่ว่าสูตรจะถูกล็อกด้วยการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ เช่น $A$1 แทน A1 ตรวจสอบว่าสูตรยังคงชี้ไปยังเซลล์ที่ถูกต้องหลังจากคัดลอก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทํางานกับการค้นหาหรือการคํานวณที่ขึ้นอยู่กับช่วงที่ระบุ

ตรวจทานช่วงการค้นหาเป็นประจํา

สูตรการค้นหาสามารถหยุดทํางานได้เมื่อข้อมูลต้นฉบับเปลี่ยนแปลงหรือย้าย หลังจากเพิ่มแถวหรือคอลัมน์ใหม่ลงในตารางการค้นหา ให้ยืนยันว่าช่วงสูตรยังคงครอบคลุมข้อมูลทั้งหมดที่จําเป็นสําหรับผลลัพธ์ที่ถูกต้อง

ใช้ Copilot เพื่อตรวจสอบสูตรก่อนที่จะแชร์

ขอให้ Copilot แนะนําสูตร ในการแชทเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่จะแชร์สเปรดชีตกับผู้อื่น การตรวจพบข้อผิดพลาดตั้งแต่เนิ่นๆ จะป้องกันความสับสนและหลีกเลี่ยงการทํางานใหม่หลังจากแจกจ่ายไฟล์แล้ว

ทดสอบสูตรด้วยข้อมูลตัวอย่าง

ใส่ค่าทดสอบสองสามค่าเพื่อยืนยันว่าสูตรส่งกลับผลลัพธ์ที่คาดไว้ก่อนที่จะนําไปใช้กับชุดข้อมูลแบบเต็ม การทดสอบจะตรวจพบข้อผิดพลาดทางตรรกะและกรณีของ Edge ก่อนที่จะส่งผลกระทบต่อข้อมูลจริงหรือนําไปสู่ข้อสรุปที่ไม่ถูกต้องในเวิร์กบุ๊ก เช่น การคาดการณ์

ลองใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีเหล่านี้ในสเปรดชีตเพื่อลดโอกาสในการเกิดปัญหาทั่วไปเกี่ยวกับสูตร และปรับใช้ตัวอย่างพร้อมท์ Copilot เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดของ Excel ในเวิร์กบุ๊ก

สํารวจวิธีอื่นๆ ในการ สร้างสเปรดชีตด้วย AI หรือลองใช้ ตัวสร้างสูตร Excel เพื่อสร้างสูตรจากคําอธิบายอย่างง่าย