Năm cách tạo và phân tích bảng tính Excel bằng AI

Sử dụng dữ liệu nhanh hơn với Copilot trong Excel. Nhận gợi ý công thức, loại bỏ những điểm không nhất quán thường gặp hoặc đưa ra các xu hướng đơn giản cho phạm vi dữ liệu bằng cách nhắc nhở AI. Copilot có thể hỗ trợ nhiều hành động khác nhau, cho mọi cấp độ kinh nghiệm, từ việc giúp người mới bắt đầu dễ hiểu Excel đến hỗ trợ người dùng nâng cao tinh chỉnh quy trình làm việc.

Đọc tiếp để tìm hiểu năm hành động AI trong Excel để làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.

1. Yêu cầu công thức phù hợp

Sử dụng Copilot để nhận các đề xuất công thức hữu ích. Tô sáng các ô, mô tả phép tính và AI có thể hiển thị các tùy chọn dựa trên nội dung trong phạm vi đã chọn. Nhanh chóng xác định các vấn đề chung trong sổ làm việc lớn, chẳng hạn như Danh sách hàng tồn kho hoặc trình theo dõi chi phí trong đó tính toán nhất quán là chìa khóa, với Copilot.

Ví dụ về yêu cầu Copilot trong Excel:

"Sử dụng công thức nào để cộng tất cả doanh thu?"

"Chèn công thức VLOOKUP để khớp tên nhân viên với số ID".

"Tìm mức chi tiêu trung bình hàng tháng cho mỗi khách hàng từ cột B và C."

2. Dọn dẹp tập dữ liệu lớn

Thật khó để hiểu dữ liệu lộn xộn, nhưng Copilot trong Excel có thể hỗ trợ dọn dẹp cơ bản Các bảng tính như danh sách liên hệ hoặc nhật ký sự kiện nơi cộng lại những mâu thuẫn đơn giản. Sử dụng AI để trợ giúp các tác vụ chỉnh sửa thủ công như loại bỏ các hàng trùng lặp, Sửa lỗi công thức trong văn bản hoặc biến các phạm vi đơn giản thành bảng. Khi Copilot đảm nhận các tác vụ định dạng nhỏ, hãy dành nhiều thời gian hơn để phân tích bảng tính và xác định xu hướng một cách rõ ràng.

Ví dụ về yêu cầu Copilot trong Excel:

"Loại bỏ các hàng trùng lặp khỏi bảng này."

"Khắc phục kiểu viết hoa không nhất quán trong cột A."

"Tiêu chuẩn hóa định dạng số trên tất cả các cột trong bảng cân đối kế toán."

3. Phân tích xu hướng bảng tính

Việc phát hiện thủ công xu hướng từ các bảng tính lớn có thể tốn nhiều thời gian. Copilot có thể gợi ý các công thức như TREND hoặc FORECAST. LINEAR, giúp xác định các mẫu hình trong tập dữ liệu một cách dễ dàng. AI cũng có thể hiển thị các xu hướng cấp cao nhất để gọi ra các thay đổi trong dữ liệu có cấu trúc, chẳng hạn như sự khác biệt hàng tháng trong chi phí, doanh số hoặc hàng tồn kho. Để chuẩn bị sẵn sàng cho báo cáo kết quả, Copilot tóm tắt các giá trị được chọn đã thay đổi như thế nào theo thời gian, giúp hợp lý hóa phân tích.

Ví dụ về yêu cầu Copilot trong Excel:

"Có bất kỳ xu hướng nào trong dữ liệu này không?"

"Hãy chỉ cho tôi những tuần nào có số giờ làm thêm giờ cao nhất từ bảng chấm công."

"So sánh chi tiêu tiếp thị hàng tháng trong các quý."

4. Trực quan hóa dữ liệu

Thể hiện các dữ liệu phức tạp dưới dạng biểu đồ và đồ thị rõ ràng, dễ hiểu với AI trong Excel. Yêu cầu Copilot trực quan hóa thông tin trang tính ở các định dạng như đường và Đồ thị cột, biểu đồ tán xạ hoặc biểu đồ hình tròn cho các phạm vi đã chọn. Hữu ích cho việc trình bày câu trả lời khảo sát, đưa các hình ảnh trực quan này vào báo cáo để phác thảo rõ ràng thông tin chuyên sâu cho các bên liên quan.

Ví dụ về yêu cầu Copilot trong Excel:

"Tạo một biểu đồ đường hiển thị việc tiếp nhận bệnh nhân theo tháng."

"Tạo một đồ thị cột hiển thị mức tồn kho theo danh mục sản phẩm để theo dõi hàng tồn kho."

"Tạo biểu đồ hình tròn gồm các chi phí theo danh mục."

5. Tóm tắt dữ liệu

Tóm tắt các sổ làm việc lớn để trích xuất các điểm dữ liệu chính nhanh hơn. Sử dụng bản tóm tắt AI trong Excel để nhanh chóng lấy thông tin chuyên sâu về lập kế hoạch ngân sách, dự án nhóm, hoặc hóa đơn trước đây. AI cũng có thể thêm tiêu đề đơn giản hoặc tạo biểu đồ cơ bản từ dữ liệu sẵn có hoặc Tạo bảng tóm tắt. Giúp các danh sách dài như bản khảo sát nhập hoặc bản ghi bảng chấm công bớt bị choáng ngợp hơn bằng cách yêu cầu Copilot mô tả nội dung xuất hiện trong tập dữ liệu.

Ví dụ về yêu cầu Copilot trong Excel:

"Tóm tắt các thay đổi trong lãi lỗ cho năm tài chính trước đó."

"Đưa ra thông tin tổng quan ngắn gọn về thời gian cần để hoàn tất dự án."

"Phác thảo những gì có vẻ như tập dữ liệu này bao gồm."

Sử dụng Copilot trong Excel để giúp mang lại cấu trúc cho dữ liệu, tạo đồ thị và biểu đồ, hỗ trợ Đề xuất công thức AI trên mọi sổ làm việc.

Khám phá các mẫu như trình theo dõi hàng tồn kho và trình tạo hóa đơn trong Excel để bắt đầu.